Há alguns meses definiu-se na Distrimed que passaríamos a utilizar o sistema de WMS para melhor organizar seu estoque e a implantação deste sistema deveria ocorrer juntamente com a mudança de endereço físico da empresa.
Mudança e Transformação
Confira algumas imagens de fotos que tirei ao longo de todo o processo desde a obra.
Escolha do Software de WMS
A Distrimed é tem como ERP o Protheus da Totvs, pelo Protheus até o final de 2014 a empresa gerenciava também seu estoque contemplando até então aproximadamente 5.000 SKUs. Após algumas visitas técnicas analisando o módulo WMS do próprio Protheus a empresa optou por conhecer outra solução. Procurávamos então uma empresa com know-how suficiente não apenas em WMS mas também com todas as nuances e peculiaridades que o ramo de medicamentos tem. Neste momento uma das empresas de WMS que foi apresentada à distribuidora foi a FLSoft.
A empresa paranaense fez questão de nos encaminhar para visitas técnicas em alguns de seus clientes e provou ter condições de preencher os requisitos buscados pela diretoria da distribuidora, e foi a escolhida para dar início à essa nova fase na Distrimed.
Desafios da área de TI
Temos na Distrimed um departamento de tecnologia bem enxuto, e a mudança proposta era algo grandioso e desafiador. Levando em consideração que juntamente com a integração dos 2 sistemas, ERP e WMS, tínhamos também todo o processo físico de mudança: novas estruturas de rede, telefonia e equipamentos de hardware. Ficou claro para nós do setor de TI que precisávamos nos reforçar temporariamente e nos dividir para conseguirmos caminhar em várias frentes.
Divisão e Reforços
Primeiro passo foi definirmos alguns parceiros que alem de prestadores de serviço e fornecedores de material atuaram como consultores, destacam o pessoal da UPTec, da EMX, que atuaram junto ao Celso fazendo com que nossas horas rendessem muito mais graças ao conhecimento compartilhado de projetos anteriores.
Em paralelo eu já atuava juntamente com a equipe da FLSof no desenvolvimento dos scripts responsáveis por alimentar as interfaces de comunicação dos sistemas ERP e WMS.
Ao iniciarmos o processo de mudança física chamarmos um dos estagiários de maior destaque que tivemos nos últimos anos, para nossa sorte ele estava de férias e topou… André Faria (vai inclusive dar uma festa na roça para comemorar o sucesso do projeto)juntou-se ao Orlando Jr. para dar conta do hardware, identificação de cabos de rede e telefonia, etc..
Onde teríamos problema?
Consegui finalizar os scripts de interface aproximadamente 30 dias antes da data prevista início da mudança, porém não conseguiria testá-los, pois o faturamento da empresa ainda estava a todo vapor. Entretanto lendo uma das interfaces de retorno do WMS para o ERP algo me chamou a atenção: Como inserir os lotes e quantidades retornadas nos pedidos inputados no ERP pelos diversos canais de captação de vendas (Tablets, Operações Logísticas, Televendas e Pedido Eletrônico)?
Era notado que precisaríamos de mais reforço… liguei para alguns analistas da Totvs da unidade de Divinópolis que já prestaram algumas horas de serviço na distribuidora para tentar ter uma noção de como seria fazer com que o Protheus entendesse que o controle de lotes a sair nos pedidos não seria feito por ele e sim por um outro processo.
Quem se habilitaria?
Numa ligação de mais de uma hora com Fabiano Santos, ele me passou quatro nomes da unidade que poderiam atender a demanda, afinal naquele momento o relógio já jogava contra, afinal era semana que antecedia o Natal.
Na manhã seguinte liguei para Fátima da Totvs Divinópolis e a mesma conseguiu uma agenda para o dia seguinte do Analista William Furtado. William já esteve na Distrimed, alocado num projeto do setor contábil, porém agora era diferente tínhamos uma pressão muito grande devido ao pouco tempo e pela incrível alta probabilidade de não ser possível.
Trabalho meu filho
William e eu partimos ao estilo Muricy pensando e por tentativa analisando resultados das linhas de raciocínio que adotamos… 23 de dezembro e não tínhamos nada pronto, apenas idéias que teoricamente eram possíveis e não tínhamos como testar. O garoto trabalhou, e dia 26 meu telefone tocou… era ele me perguntando algo sobre o funcionamento de um processo na Distrimed, ele trabalhou 26 e 27 com base nessas respostas e chegou na segunda com um caminho aberto para a solução do problema.
Conseguimos testar e funcionava, obviamente precisávamos aprimorar algumas coisas mas com a notícia de que a parte operacional da empresa enfrentava dificuldades e iria atrasar ganhamos um período a mais para trabalhar nessas melhorias, agora já sem tanta pressão do tempo.
A Operação travou…
A essa altura toda a mudança física já havia sido concluída, o estoque já estava lá, telefonia, internet , maquinário… tudo já estava lá, porém era necessários acertos nos estoques dos sistemas. Essa operação estourou o cronograma em uma semana, porém foi acompanhada e gerido pela FLSoft e pela Distrimed (através do Augusto) de forma que só seria liberado quando realmente estivesse em condição. E assim foi.
Dia de… faturar
Nosso primeiro dia de faturamento, 12/01/15, descemos e acompanhamos tudo de perto, a cada importação de retorno do WMS estava um de nós de TI lá… Os sistemas estavam conversando perfeitamente. Volta e meia aparecia uma situação de exceção que não havia sido tratada ainda. Corrigíamos e dávamos continuidade no processo.
Gargalos operacionais
A produção da distribuidora em si é que apresentou alguns problemas até adaptar-se com os novos processos. Precisou parar o faturamento, reorganizar a casa! Com base nos erros apresentados no primeiro dia e dar continuidade apenas após a melhoria de alguns processos. Ainda estamos buscando algumas soluções para otimizá-los e alguns outros.
Aos envolvidos nessa grande operação
Fica aqui registrado o agradecimento a cada um dos envolvidos nessa mudança/integração, meu foco aqui foi a parte tecnológica mas como esquecer as pessoas que mantiveram o ambiente limpo, as que financiaram o projeto, as que carregaram caminhões, as que nos deram os cafezinhos ( e foram muitos) … foi gratificante demais olhar e ver tudo aquilo funcionando como deve ser: sem que diretoria da empresa e usuários tivessem noção da complexidade do que foi feito para integrar os 2 softwares.
Fábio, Marcos Ceron e Charles Leite (FLSoft) obrigado por terem acompanhado tudo tão de perto e por terem feito a coisa acontecer. Charles, já pode devolver a mochila do Orlando e ligar sua TV nova (risos).
William (TOTVS) valeu mesmo cara, obrigado pelas incansáveis horas a mais… Estão assinadas e reconhecidas como mão de obra de mais alto valor cada uma das suas RAFs.
Aos demais setores da Distrimed, desfrutem da casa nova… ela está preparada para vôos bem maiores!
Celso e Orlando foi uma verdadeira honra trabalhar com vocês em mais esse projeto. Torcer agora para a Diretoria dar um tempo até algo que nos exigia tanto assim! (risos)
Com a gente é, como diria Paulo Storani, “Missão dada é missão cumprida!”
Nota 1: WMS é a sigla para Warehouse Management System, ou Sistema de Gerenciamento de Armazém, em português.
Nota 2: EPR é a sigla para Enterprise Resource Planning, ou Sistema de Planejamento de Recursos Emrpesariais, em português.
Nota 3: SKU é a sigla para Stock Keeping Unit , ou Unidade de Manutenção de Estoque, em português.